NLJUG – Nederlandse Java User Group NLJUG – de Nederlandse Java User Group – is opgericht in 2003. De NLJUG verenigt software ontwikkelaars, architecten, ICT managers, studenten, new media developers en haar businesspartners met algemene interesse in alle aspecten van Java Technology.
Een update vanuit het NLJUG bestuur met dit keer een kijkje achter de schermen van de programmacommissie voor J-Fall 2014.
In de aanloop naar de J-Fall conferentie, en omdat het vanwege de vakantietijd toch ook een beetje komkommertijd is op het gebied van bestuurszaken, wil ik jullie dit keer een blik achter de schermen geven van de selectiecommissie. Een jaar of acht geleden, na de eerste paar succesvolle NLJUG conferenties, hebben we het proces van het selecteren van het conferentieprogramma voor een conferentie als J-Fall geformaliseerd. Er waren destijds twee belangrijke redenen om dit te doen. Ten eerste om zo op een eerlijk manier te selecteren uit een aanbod van presentaties dat steeds groter werd en ten tweede om een actuele afspiegeling van de interesses van de Nederlandse Java community mee te nemen in de selectie van de papers. De selectie van de papers wordt tegenwoordig gedaan door een heuse commissie. Meestal bestaat deze commissie uit 8 tot 10 personen. Niet iedereen kan zomaar deelnemen aan de programmacommissie. We vragen onze businesspartners dan ook om bij toerbeurt hun beste en inhoudelijk zwaarste man of vrouw af te vaardigen om ons te helpen met het selecteren van de papers. Deelname is op uitnodiging en wordt meestal per twee conferenties gerouleerd.
Niet alleen Java
Een van de moeilijkste dingen van de selectie is natuurlijk om een goed evenwicht te vinden in de interesses van de bezoekers van een conferentie. Om dit enigszins te structureren, hebben we ervoor gekozen om een achttal categorieën aan te brengen waar sessievoorstellen voor ingezonden kunnen worden. Deze categorieën zijn: Core, Languages on the JVM, Enterprise, Cloud, Tools, New & Cool, Mobile & Embedded en Methodology. Vervolgens bepalen we -mede gebaseerd op bezoekersaantallen van vorige conferenties- de verdeelsleutel van deze zes categorieën over het programma. Enterprise haalt daarbij traditiegetrouw de meeste sloten binnen en een categorie als Tools is het minst populair, maar blijft desondanks een plek verdienen in het conferentieprogramma. Dat het niet altijd puur over hardcore Java hoeft te gaan, bewijst een track als Methodology. Hierin willen we juist ook aanpalende onderwerpen programmeren, bijvoorbeeld de dagelijkse gang van zaken rondom het ontwikkelproces van (Java) software.
Call for Papers
Een paar maanden voorafgaand aan een conferentie starten we de zogenaamde Call for Papers. Dit is, zoals de naam al aangeeft, een oproep voor het insturen van voorstellen voor presentaties en deze kunnen via een webapplicatie worden gedaan. Zo’n voorstel moet voldoen aan een vooraf bepaalde structuur, zodat we deze gemakkelijker kunnen vergelijken. De laatste jaren oogsten we per Call for Papers gemiddeld ruim vier keer het aantal beschikbare presentatiesloten. Hoeveel voorstellen er precies binnenkomen blijft altijd lastig te voorspellen, omdat ontwikkelaars nu eenmaal de nare gewoonte hebben om dingen vlak voor of zelfs op de deadline in te leveren. Met name de laatste dag staat de mailbox dus roodgloeiend. Voor onze gemoedsrust zou dat wel eens mogen veranderen.
De selectie
Na afloop van de periode waarin voorstellen kunnen worden ingestuurd, krijgen de commissieleden toegang tot een review applicatie waarmee alle ingezonden papers kunnen worden beoordeeld. Naast het geven van een score, vullen ze ook hun commentaar in, zodat achteraf lastige vragen van niet geselecteerde sprekers kunnen worden beantwoord. De score van een paper wordt bepaald aan de hand van een aantal criteria, zoals inhoud, actualiteitswaarde en spreker credentials om er maar een paar te noemen. Het kenmerk en de charme van de NLJUG conferenties is en blijft dat er nadrukkelijk ook ruimte is voor lokale sprekers die aan hun vakbroeders kunnen presenteren. Dus ook minder ervaren sprekers krijgen een kans. Uiteindelijk worden alle scores geconsolideerd en zal in een face-to-face meeting, waarvoor we toch al gauw drie uur nodig hebben, het uiteindelijke programma worden bepaald.
Sponsors
Met de Call for Papers selecteren we presentaties en andersoortige sessies, zoals bijvoorbeeld hands-on labs en unconference sessies. Daarnaast zijn voor de hoofdsponsor(s) ook een aantal sloten gereserveerd. Ook deze sponsorsessies zijn aan screening onderhevig, om te voorkomen dat het uitdraait op een teleurstelling voor zowel de bezoekers als de sponsor zelf. Dit stuitte in het verleden nog wel eens op verbaasde reacties bij de marketingverantwoordelijke persoon van de sponsor. “Ja, maar wij betalen er toch voor?”. “Jazeker, maar onze community is een gewaardeerd en lastig publiek en die laten zich niet zomaar met een kluitje in het riet sturen. In het gunstigste geval wordt uw spreker ter plaatse bij zijn enkels afgezaagd, maar erger zijn de tientallen vernietigende blog entries die dezelfde avond nog het internet zullen halen”. Einde discussie. Om de commercie niet de overhand te geven, maar de inhoud centraal te stellen, zal ook de verhouding tussen gesponsorde sessies en de rest van het programma worden bewaakt. Tenminste 70-80% van de presentaties op het programma is doorgaans direct afkomstig uit de Call for Papers.
Bewaken van de kwaliteit
Natuurlijk kunnen we nooit helemaal alles screenen en zal er af en toe een teleurstellende ervaring zijn. Dat geldt zowel voor gesponsorde als voor niet-gesponsorde sessies. Bijvoorbeeld, omdat die ene sessie waarin je zo geïnteresseerd was nou net een bepaalde afslag nam waar je het helemaal niet mee eens was. Of omdat de spreker toch wel erg overdonderd was van het spreken voor zo’n grote, volle zaal waardoor zijn verhaal wat moeilijker uit de verf kwam, dan toen hij het de avond daarvoor nog even thuis voor de spiegel oefende. Dit zijn natuurlijk de risico’s van het organiseren van een community gedreven conferentie, maar het zijn wel altijd hele bewuste keuzes geweest van het NLJUG bestuur. We willen een evenement neerzetten waar het credo ‘van developers, voor developers’ belangrijker is dan puur het aantrekken van alleen maar topsprekers uit het buitenland. In het laatste geval zijn er al een aantal prima conferenties, zoals bijvoorbeeld Devoxx, die in dat aanbod voorzien. Het meeste op het gebied van bewaking van kwaliteit valt te leren van de evaluatie achteraf en we hechten dus ook heel veel waarde aan de mensen die de moeite nemen om deze evalutaties in te vullen. Evaluaties van sprekers uit het verleden worden ook in de selectie meegenomen.
Winnaars en verliezers
Helaas is het natuurlijk zo dat bij een selectie altijd winnaars en verliezers zijn. Een vervelende bijkomstigheid. Niet geselecteerd worden is natuurlijk een teleurstelling en dat begrijpen wij best. Het heeft echter geen zin om vol vuur over je eigen inzending nog eens te proberen om de boodschapper van het ‘slechte nieuws’ proberen te overtuigen, want als eenmaal gekozen is, dan komen we daar niet meer op terug. Gelukkig stuiten we in de meeste gevallen na de initiële teleurstelling al gauw op begrip. We attenderen mensen er ook op dat ze het natuurlijk de volgende keer absoluut weer moeten proberen en dat er natuurlijk meerdere manieren zijn om een stukje content met de Nederlandse Java community te delen, bijvoorbeeld door het schrijven van een artikel voor Java Magazine. Of het organiseren van een University sessie.
Tegen de tijd dat deze Java Magazine op de deurmat valt, is de Call for Papers inmiddels gesloten en heeft de commissie hopelijk een hele zware taak om uit de vele papers een mooi programma te kunnen samenstellen. De tweede week van september hopen we het definitieve programma te kunnen presenteren en niet lang daarna zal ook de registratie voor de conferentie open gaan.